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Perguntas Frequentes

Utilização geral
• Para que serve o HOTWORKS?
O HOTWORKS serve para manter o registo de obras em ambiente de oficina, ou de projeto. Utiliza o conceito de folha de obra, na qual são inscritos todos os fatores incorporados num determinado serviço (por exemplo peças, horas de mão de obra, deslocações). A cada obra ou projeto pode ser associado um cliente ou um Veiculo, passando então esta obra a fazer parte do histórico desse cliente ou Veiculo.
Por outro lado, permite também o controle das horas de mão de obra utilizadas por empregado em cada obra, ou durante um determinado periodo(por exemplo, um mês).
• Para que tipo de empresas serve?
Qualquer empresa que necessite de utilizar folhas de obra pode utilizar o HOTWORKS. Também é aplicável em contextos onde seja necessário avaliar a produtividade e a rentabilidade de pessoas associadas a projetos. Algumas áreas de negócio para as quais é recomendado:
- Reparação de automóveis e veículos em geral;
- Manutenção industrial;
- Assistência e reparação de equipamentos eletrónicos
- Terraplanagens, movimentação de terras e operação de máquinas;
- Restauro de antiguidades;
• É possível incluir outras funcionalidades no programa?
Sim. Esta é uma versão limitada do programa, destinada a pequenas empresas que pretendem uma solução imediata, económica e versátil. Para clientes com necessidades mais exigentes contruimos soluções à medida, ou mesmo integrações com outros programas.
Clientes
• Como posso adicionar clientes novos no programa?
• Consigo manter um registo histórico de todas as obras realizadas para um cliente?
Sim. Desde que o cliente esteja associado à obra, ela será incluida no histórico de trabalhos realizados para esse cliente.
• É obrigatório associar um cliente a uma obra?
Não. Pode inscrever obras sem lhe associar um tipo de cliente.
• É possível saber que obras de um cliente ainda não estão faturadas?
Sim. Basta extrair um relatório das obras por faturar, ordenado por cliente.
• Como posso saber quais são os clientes mais rentáveis?
A rentabilidade resulta da diferença entre entre o valor da obra e o seu custo. Para tal as obras envolvidas têm que ser registadas com os custos que lhe estão associados. Poderá então extrair um relatório de clientes ordenado por margem de venda.
• Posso saber quem são os clientes com mais obras realizadas?
Sim. O relatório de clientes pode ser ordenado por número de obras realizadas. O mesmo relatório indicará o valor total dessas obras e a sua rentabilidade, caso opte por registar também os custos das obras.
• Quero fazer uma campanha de emailing. Consigo saber quais os clientes de quem não tenho email?
Sim. Poderá extrair um relatório de clientes sem endereço de email registado. Esse relatório contém o número de telefone do cliente, se ele existir na base de dados. Poderá completar a sua base de dados contactando telefónicamente o cliente.
• Preciso de exportar a base de dados de clientes para realizar uma campanha de emailing. Como fazer?
Pode extrair o relatório de clientes em formato XML ou CSV. São formatos adequados para esse tipo de utilização.
Veículos, Máquinas ou Projetos
• O que são Veículos?
Veiculos são os equipamentos que serão objecto das obras.
Encontram-se normalmente associadas a um cliente.
O HOTWORKS foi inicialmente desenvolvido para oficinas de reparação de automóveis e motos.
Presentemente este programa é utilizado por também empresas de reparação naval, manutenção de pianos, instalações elétricas, manutenção industrial, desenvolvimento de software, entre outras.
• Como posso particularizar o objecto de uma obra?
Quando cria um equipamento, deverá colocar as suas particularidades na descrição. Poderá posteriormente encontrá-lo pesquisando por essas particularidades. Alguns exemplos:
- Opel Corsa 12-34-AA
- Torradeira ARGUS sn. 4J4B457DARPOQ334
- Grua POWERLIFT sn. 6454747635462-546
- NRP Corte-Real
• E se eu trabalhar com Projetos, em vez de Veículos?
Poderá alterar essa designação no menu da aplicação, em 'Conta' > 'Configurações'.
Empregados
• Como é que se controlam as horas de trabalho de um empregado?
Quando inscrevemos linhas nas folhas de obra podemos associar um empregado a cada linha. O software passará então a considerar a quantidade de indicada nessa linha como sendo o número de horas dispendido por esse empregado nessa tarefa. Poderá posteriormente extrair mapas periódicos que lhe permitirão conhecer o número de horas que foram imputadas em obras, por cada empregado.
• É possível conhecer a rentabilidade financeira dos empregados?
Na ficha de empregado poderá determinar tanto o custo como o preço de venda de cada hora de trabalho desse empregado. Quando é feita a imputação em obra, esses são os valores sugeridos, mas poderá sempre alterá-los se quiser.
Isto permite ao software calcular rentabilidades tanto numa obra específica, como em períodos de análise.
• Posso fazer imputação de horas de mão de obra sem individualizar empregados?
Sim. Poderá criar uma ou mais referências para a mão de obra, e fazer a afetação às obras da mesma forma que as demais referências.
Referências e Preços
• Para que servem?
Alguns dos fatores que são imputados às obras têm referências próprias, que permitem posteriormente extrair relatórios sobre as obras em que foram incluídos, e a medida em que isso aconteceu.
Se associar um preço a essa referência ele será automáticamente utilizado quando a utilizar numa obra.
• Como utilizar?
A referência está associada a cada uma das linhas da obra. É o primeiro campo que surge quando regista uma nova linha de obra, ou altera uma existente.
Extração de dados e integração
• Posso realizar uma cópia de segurança dos meus dados?
Sim. Em qualquer momento poderá extrair toda a sua informação num formato standard, que outros profissionais de computação poderão utilizar depois para colocar a sua informação noutras plataformas. Essa opção está acessível no menu do programa, em 'Conta' > 'Exportação de registos'